＠すのすけ

◇第２回『 『イベント会場の探し方』』

SDFの前川氏のblog（該当記事）にて語られたイベント会場についてに反応したものです。
イベント開催を決定したときから、「会場」の探し方～当日までの手続きの流れを大まかに綴ったものです。

同人誌即売会をやる上で欠かせないのがイベント会場。
器を確保できなきゃなんも出来ません。

イベントを開きたいと思いたって、まずはじめに会場を探すわけなんですが。
やりたいって思った頃には、既に借りられていたりして、お手ごろな会場を確保するのは容易なことではありません。

○会場探し～申込
多くの会場は１年前～半年前から予約（申込）を受け付けています。
中には２年前とか特殊なケースとかもあります（京都など）
黒服来た人たちにガードされるようなものすごいものすごい人が来るから外に人並べちゃダメとかいわれることもありますｗ
先着、抽選（１年前のその月１日、１年に１回など）。いろいろです。

即売会会場としてよく知られている都立産業貿易センターは毎年１回（７月）、各催し物の種類によって優先順位が分けられ、それぞれの日程で抽選会が行われています。
同人誌等はそのなかでも優先順位は一番下と思ってくださって結構です。
あらかじめ同人誌に対しての開放日がきめられています。大体年１０～１５日くらいでしょうか？抽選会の公開された開放日が後から増えることもあります。
一般の催し物団体が『同人誌があってもいい』という場合は、同日に書道などの催しものをやっている場合があります。どちらが先に入っているかはケースバイケースでしょう。

この会場の場合、こうして日程が決まっているものだから、とりあえず会場を確保しちゃうケースが多いんですよね。だいたい同人誌向け開放日はいつになるかは毎年のことだからわかりますしね。
同人誌の中でも某団体には、個人よりも先に全ホール押さえることができます。ユ○メ○ィアとかですね。
その後、残った日程を他の人たち（主に個人主催団体）同士で抽選会を行うわけです。抽選の仕方は毎年会場の担当者次第でちょっとずつ違います。
申込から当日までの大体の流れは会場のウェブページを見てみるといいでしょう。

他に、大田区産業プラザPiOなんかは、利用月の１年前の１日より予約受付しています。
実際には借りたい人が毎月１日に集まって、借りたい日程が重なる場合（同人誌同士なら相談などして）抽選しています。
同人誌の場合基本的に大展示ホールは全面使うことになっていると思います。このあたりはちょっと知識が古いので変わっているかもしれませんが。

大展示ホール全面というとかなり広いです。３００スペースは余裕ではいるはずなので、他の主催者と相談して合同で借りたりします。または団体だと複数イベントを同時開催したりね。SDFなんかだとBSと蒼月祭一緒にやったりとかね。

でも、こうして一年前に待ち構えて借りるのは、どちらかというとイベント主催慣れしてる人かな？
初めてだったり、突発だったりすると、既に抽選終わってるから、大体の日程で開いてる会場を探したりします。（私の場合どちらかというと都産以外はこっち）
人気出てきたジャンルでさぁやるぞって場合に一年も待っていられませんからね。
この場合、既にその時期に誰がイベントやるか（会場を借りているか）わかっていたりしますから、その人に会場を貸してくれないかと打診するなどします。
もしくは半面ずつ使うなどします。都産の場合、抽選会のときよりキャンセルされて空いていることも多々あります。（もう何年も問題になってますが）

こうして、予約を済ませると、とりあえず会場（仮）確保となるわけですよ。
ここ見てる関係者にゃいつものことで読む価値すらありませんがね。

○申込終わったら金払え
その後会場によって、予約後数日以内や利用日半年前などに申込金として、会場費の数割払って申込完了となる場合も。

都産－開催１５日前。
PiO－予約後２０日以内３０％、残額は大展示１２０日前、小展示９０日前
京都みやこめっせ－申込→利用許可後１４日以内３０％、半年前残額
東商－申込後○日以内３割、残額利用後１４日以内だったかな？（当時）

こうしてみると、サークル参加費が集まってから支払いが出来る上に、会場日は破格という都産が利用勝手がいいことがお分かりでしょう。

会場によっては同人誌といえども、『入場料等を徴収する催し及び物品販売等で使用する場合』にあてはまり、利用料が５割増しになったりします。（PiO）
また、物品販売が原則禁止されている会場で同人誌即売会が行われているケースもあります。

この会場費というのは、原則『展示場（会議室等）』のみの使用料で、備品代は後日請求の場合が多いです。これは貸し出し数が確定できないためですね。

もう何年も前になりますが、会場費後払いをいいことに未払いのまま逃げてしまうという問題もありました。
他にも、キャンセル料かからないのをいいことに、確保だけしてギリギリになるまでキャンセルしなかったりする団体もいるようです。
利用料を期日どおり払わないという問題はよく聞きます。

利用料は申し込んだら２～３日以内に、書類提出などは期日ぎりぎりではなくなるべく早めにアポを取り提出するようにしましょう。例え期日に間に合っていてもだらしない人と思われます。

○備品は会場によってさまざま

次に備品。
会場を借りるとおのずと使う備品は限られてきます。
都産であれば、標準の机のサイズは90*90ｃｍ（でかい重い）
PiOであれば、小展示優先。大展示の場合は外部から入れる場合が多い。
東商であれば、180*60cm（奥行が微妙なサイズ、降り方特殊、棚あり）
などなど、会場によってさまざまです。

そして、それに対する料金もピンきりです。
都産では一台９０円、もうこれでもかってくらい格安です。
しかし、PiOのように外部から入れるとなると机１台当りまた高額になります。（便利社が有名ですが聞いたことないですか？）
机１００台だけ借りるとなると、ものすごく安くても６００円/台とかかかると思います。数が多くなればなるほど単価は安く済む場合もあります。
某イベントは７００円って聞いたことがあったような気がします。ちなみにダスキンレントオールだと通常１２６０円／台です。

大展示全面で４５万、更に机レンタル。とんでもないですね。
よほど来場者が見込まれるイベント以外PiOじゃできませんね。
『だったら、あまり人がきてなかったあのイベントは？』って不安になっちゃいますね。主催が赤字を被るしかないんですね。
PiOのサークル参加費がちょっぴり高いわけです。

ちなみにPiO半面で、１００ｓｐ、カタログ１５００部弱、スタッフ３０名くらいで飲み放題、チラシB4カラーで黒字は出るみたいですよ。
現状で１００ｓｐ規模でカタログ１０００部以上というのは結構厳しいと思いますが。
下手すると５０万以上の赤字を出すこともある恐ろしい会場でありますです。

赤字黒字話は、またの機会に書きたいと思います。

２００～３００ｓｐ募集でも耐えられる６００～１５００㎡の中規模会場を例に挙げましたが、５０ｓｐ募集という最近多いオンリーにぴったりサイズの２００～５００㎡と比較的狭い会場の場合、会場によっては前者の１／１０くらいに収まってしまう場合もあります。大会議室で開く場合や破格の区の施設の場合です。逆に都産より高いケースもあります。

○おまけ。当日に向けて、その後
開催日が近づくと、会場利用に当っていろいろな書類を提出しなければなりません。
ここでは、都産を例に挙げておきましょう。

６０～３０日前
申請書提出。
納入書発行

１５日前
利用料金納入

１０日前
装飾等、各書類提出。
また各機関に届出が必要な場合はここまでに済ませる。
開錠のための書類、搬入出の通行証の発行

※各書類例
催し物の利用内容　　（催し物名、机やいすの数など）
荷扱場利用計画書　　（搬入/会期中/搬出の車に出入り等）
装飾等施行申請書　　（即売会の場合、大抵は自己装飾）
従事者名簿　　　　　　（準備会スタッフ）
自衛消防組織編成表（即売会の場合、準備会が責任者になる場合が多い）
軽飲食等設営届　　　（その名の通り、大抵の場合ないと思うのでいらない）
放送設備利用申込書（ラジカセやマイク利用申請）
電気利用届出書　　　（ラジカセ・マイク以外のコンセント・電源利用の場合）
装飾図面　　　　　　　　（その名の通り会場図面。現在はＡ３サイズだっけ？）

そして当日。
開錠→電源利用開始→備品使用数の確認→（開催）→現状復帰（清掃）→ごみ処理→電源利用終了→立会いの下施錠

後日
当日確認した備品使用料金とごみ処理代等の請求書が郵送されてくるので支払い全て終了。

いざオンリー開催。
会場ひとつ探すのもなかなか難しいものですね。
特に、金銭トラブルはイベントだけでなく人間関係をも壊すことにもなりかねません。
イベント開催に当って、スタッフ（知り合い）からお金を借りるかもしれませんが、しっかり管理して、しっかり返しましょう。

会場ともトラブルの起こらないよう、しっかりと打ち合わせしましょう。
ここでは書いていませんが、飲食（グランキューブ）、コスプレ、待機列、写真撮影（中之島）、PTA来訪＆成人向け作品の扱い（京都）、いろいろ特殊な問題が存在するものです。
大丈夫だろうでは済まされないこともあります。貴方のイベントが原因で『今後同人誌イベントには会場を貸さない』なんていわれたらどうしますか？貴方が知ってる会場で最近即売会やってないなと思ったら、原因はこれかもしれません。

追記。
現在オンリーをやってる会場でも、個人では借りることの出来ない多々会場もあります。
方法はいろいろｗ

2005/04/15 公開
2005/04/16 前川blogより
個人では借りることが出来ない会場を、実際に借りた時の方法などを書かれている記事あり。
サンシャインでRAG-FESを開催したときのお話をご紹介されています。
当時、文化会館３F（いわゆるＣホール）は『財団法人対日貿易投資交流促進協会（ミプロ）』が所有されていた展示場。
2005年4月以降、サンシャイン管理下となっているようです。